Je nach Menge und Beschaffenheit der Daten kann es notwendig sein, in Excel nach Daten zu filtern. Dieser Beitrag zeigt hierfür das Vorgehen – das Erstellen eines einfachen Filters sowie eines kombinierten Filters.
Inhaltsverzeichnis
1 Die Grundidee vom Daten filtern in Excel
Je nach Anwendungsfall kann es sein, dass gewisse Fälle nicht gewünscht sind, z.B. weil Untersuchungssubjekte zu alt oder zu jung sind oder nur eine bestimmte Region von Interesse sind.
2 Filterfunktion in Excel aktivieren
Bevor es ans Filtern geht, muss die Filterfunktion in Excel aktiviert werden.
- Das kann zum einen über die Tastenkombination Strg + Umschalt + L erreicht werden.
Alternativ kann die Tastenkombination Strg + T verwendet werden, um direkt eine Tabelle mit Filterfunktion zu erstellen. - Zum anderen kann man in eine beliebige Zelle der Tabelle klicke und 1) in den Reiter “Daten” gehen und aktiviert im Bereich “Sortieren und Filtern” 2) den großen “Filtern“-Button.
Danach sollte in jedem Spaltenkopf bzw. neben den Spaltenbeschriftungen ein kleines auf einer Spitze stehendes Dreieck in einem grauen Viereck erscheinen. In etwa so:
3 Einfache Filter in Excel
3.1 Auswahl eines Wertes (“=”)
Einfache Filter sind sprichwörtlich einfach. In der Spalte, in der ein Filter angewendet werden soll, wird auf das auf der Spitze stehende Dreieck im grauen Viereck geklickt.
Im Beispiel möchte ich nur Fälle mit einer Sportnote von 3. Hierzu entferne ich den Haken bei “Alles auswählen” und setzte lediglich bei der 3 einen Haken.
Das Ergebnis ist eine Filterung, was auch an den blauen Zeilennummern erkennbar ist sowie in der linken unteren Ecke des Excel-Fensters. 7 der 38 Fälle/Datensätze stimmen mit der Filterbedingung überein.
3.2 Größer oder kleiner einem Wert X (“<", "<=", ">“, “>=”)
Hat man z.B. eine Zahl wie den BMI oder das Einkommen, die sehr verschieden hinsichtlich der Werte sein können, kann man auch mit kleiner oder größer einem Wert x arbeiten. Im Beispiel filtere ich nach Fällen, die einen BMI <= 30 haben.
4 Kombinierte Filter in Excel
4.1 Kombinierte Filter in Excel – I (UND bei gleichen Variablen)
Das Prinzip ist hier dasselbe wie beim einfachen Filter, nur dass ich innerhalb einer Variable/Spalte mehrere Ausprägungen auswählen möchte.
Innerhalb einer Spalte/Variable kann die Anzahl an Haken beliebig gesetzt werden. Es werden nur die Fälle angezeigt, bei denen ein Haken vor der Ausprägung der Variable gemacht wurde.
Im Beispiel wären das die Sportnoten 3 und 4.
Bei einer Filterung mit <, > oder <=, => kann ein beliebiger Bereich angesetzt werden. Hierzu kann man bei Zahlenfilter(siehe 3.2) den Punkt “Zwischen” auswählen.
Sollen Fälle mit einem BMI <=30 und >= 28 zurückgegeben werden, würde das so aussehen:
4.2 Kombinierte Filter in Excel – II (UND bei unterschiedlichen Variablen)
Möchte man Filter von verschiedenen (mindestens 2) Variablen kombinieren, geht das auch. Das Vorgehen ist analog zu oben. Je nach Variable/Spalte ist ein Filter anzuwenden. Excel setzt automatisch kombinierte Filter, bei denen alle Bedingungen erfüllt sein müssen.
Möchte ich also z.B. nur Personen, die aus der Region “Nord” kommen und im Monat “Juli” geboren sind, definiere ich einfache Filter, die Excel automatisch in kombinierte Filter umwandelt.
Das Ergebnis sind im Beispiel 4 Personen, die aus der Region Nord stammen und im Juli Geburtstag haben:
Natürlich kann hier auch mit der in 3.2 gezeigten Methodik des kleiner oder größer-Vergleichs gearbeitet werden.
5 Videotutorial
